Der Prozess beginnt mit dem Import von Daten aus unterschiedlichsten Quellen (Excel, CSV, Datenbanken, Web). Über den Menüpunkt „Daten abrufen“ lassen sich Quellen auswählen, verbinden und die benötigten Tabellen oder Arbeitsblätter im „Navigator“ gezielt laden. Wichtig ist, nur jene Daten anzubinden, die tatsächlich benötigt werden, um die Performance zu sichern. Für produktive Berichte empfiehlt sich der Einsatz zentral zugänglicher Online-Quellen, zum Beispiel SharePoint oder OneDrive, statt lokaler Dateien.
1. Daten laden
2. Daten transformieren
Im Power Query‑Editor können die geladenen Daten so aufbereitet werden, dass sie für Analysen geeignet sind. Hier lassen sich Spalten umbenennen, Datentypen anpassen, Filter anwenden oder Tabellen zusammenführen. Power BI speichert diese Transformationsschritte und wendet sie automatisch auf neue Daten an. Eine einheitliche Benennung und Kommentierung der Schritte erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen.
3. Daten modellieren
Ein sauberes Datenmodell bildet das Fundament für aussagekräftige Berichte. Das bewährte Sternschema trennt Faktentabellen (z. B. Verkäufe, Aufträge) von Dimensionstabellen (z. B. Produktinformationen). Beziehungen zwischen Tabellen werden in der Modellansicht definiert – idealerweise über eindeutige Schlüsselspalten. Ein durchdachtes Modell reduziert spätere Anpassungsaufwände und steigert die Analysequalität. Gerade Einsteiger sollten mit einer Faktentabelle beginnen und das Modell schrittweise ausbauen.
4. Daten visualisieren
Im Visualisierungs‑Panel stehen zahlreiche Diagrammarten zur Verfügung – von Säulen- und Kreisdiagrammen bis hin zu Karten und Matrix-Tabellen. Datenelemente werden per Drag‑and‑Drop zugewiesen, und das Layout lässt sich mit Farben, Schriften, Bildern und Formen anpassen. Wichtig ist, jede Seite übersichtlich zu halten und Tabellen zurückhaltend einzusetzen. Für spezielle Layouts empfiehlt sich die Verwendung einer selbst erstellten Hintergrundgrafik
5. Report teilen
Nach Fertigstellung wird der Bericht über den Button „Veröffentlichen“ in den Power BI Service hochgeladen. Der Service ermöglicht die Organisation von Berichten in Arbeitsbereichen, die als persönliche oder gruppenbezogene Speicherorte fungieren. Beim Veröffentlichen wird gleichzeitig das zugehörige Semantikmodell (ehemals „Dataset“) bereitgestellt, sodass andere die Datenquelle für eigene Analysen nutzen können. Zur Vermeidung von Versionskonflikten bleiben lokal gespeicherte Anpassungen privat, bis sie explizit erneut publiziert werden.
Fazit
Die fünf Schritte – Daten laden, transformieren, modellieren, visualisieren und teilen – bilden einen iterativen Kreislauf. Feedback und neue Ideen führen oft zu erneuter Bearbeitung einzelner Schritte. Um mit Power BI erfolgreich zu sein, braucht es sowohl technisches Wissen als auch kontinuierliche Praxis.